表計算ソフトでシフト管理

表計算ソフトでシフト管理 必ず知っておきたい3つのポイント、あなたは知っていますか?

<とある居酒屋店長さんの1日>

12:30 出勤

13:00 スタンバイ

14:00 入金や両替

15:00 備品の発注

16:00 まかない・ポジション決め・朝礼

17:00 営業、シフト作成、予約表作成

24:00 レジ締め、ドリンク発注、売上調整、研修課題

アルバイトの相談に乗る、面談、情報の共有

1日の疲れを労う会(愚痴も一部含む)

 

これは、ある居酒屋店長さんの1日の流れです。疲れを労う会は置いておくとしても、仕入れや接客、書類整理にアルバイトの採用・教育、そして日々のフォロー。現場のスタッフさんからはなにをしているかわからないと言われ、本部からは売上アップ、コストダウンの厳しい要求が飛んでくる。全国の店長さん、心からお疲れさまです。

 

ただでさえ気苦労の多い店長さんのアタマを悩ます大きな問題のひとつが、アルバイト・パートさんのシフト管理ですよね。「この日は希望者がいない」「逆にあの日は出勤したいという人が多すぎる」急な交代希望や無断欠勤も少なくないと思います。

 

少し前までは、手書きの紙でシフト管理していたお店が最も多かったようですが、最近では表計算ソフトが逆転。『店長AGOGO』編集部が実施したアンケートでは、55.6%と実に半数以上の店舗でシフト管理に表計算ソフトを導入しているようです。今回は、今日からできる表計算ソフト活用のコツをお伝えします!

 

簡単・便利! 表計算ソフト活用のコツ

1. カレンダー表をつくろう

 

真っ白な表で最初に記入するのがカレンダーだと思います。このときに気をつけたいのが、年・月・日付・曜日をそれぞれ別のセル(一つひとつの小さなマス目)に記入すること。こうすれば、翌月以降のカレンダーを作る際にも簡単に日付や曜日を変更することができます。

2. 「印刷範囲」を設定しよう

 

せっかく表計算ソフトで作った表。印刷しようとしたら全然うまく出てこない。そんなときは、「印刷範囲」を設定すれば大丈夫。印刷したい箇所だけをドラッグ(マウスの左ボタンをクリックして、ボタンを押したままマウスを動かしてください)して、表計算ソフトの上部分にあるメニューからページレイアウト→印刷範囲→印刷範囲の設定を選べば完璧です!

※印刷範囲を指定→設定してから、シフト表自体の作成に取りかかることもできますよ。

 

3. PDFに変換しよう

 

チームメンバーから「PDFで送ってください」と言われることもあるでしょう。その場合は、表計算ソフトの上部分からファイル→名前を付けて保存→(保存場所を選んで)「ファイルの種類」をクリックして、「PDF」を選びましょう。そうすれば、ほとんどのスマホやケータイでも閲覧できるPDF形式に変換できます。

※OSのバージョン次第では、変換方法が異なる場合もあります。

 

いかがでしたか?いずれも簡単なポイントばかりなので、これから表計算ソフトを活用される方や、これまで表計算ソフト管理がうまくいかなかった店長さんはぜひ試してみてくださいね!

 

このエントリーをはてなブックマークに追加